Langkah-langkah membuat kop surat,label dan mail merge di MS word

A.  ­­­Membuat kop surat

1.   lakukan Double click­ (klik ganda) pada area header yang terdapat pada bagian atas dari dokumen yang sedang tampil sehingga anda sekarang berada dalam pengeditan Header Document.

2.   Bila belum ada, berikan tanda check pada opsi Different First Page. Hal ini untuk membuat Kop surat hanya akan ada di halaman pertama, sedangkan halaman kedua dan seterusnya tidak menggunakan kop surat.

3.   Geser Margin kiri anda rada ke tengah. Perkirakan lebarnya kira-kira cukup untuk logo yang akan anda tambahkan belakangan

4.   Ketikan nama lembaga, instansi, atau perusahaan anda pada header tersebut. Tambahkan pula baris kosong pada baris terakhir.

5.   Tambahkan pula gambar logo instansi anda. Jangan lupa untuk membuat format layout dari gambar logo tersebut menjadi “In Front of text”.

6.   Atur posisi logo dan teks instansi.

7.   Pilih dan blok baris kosong yang ada pada baris terakhir untuk dibuat garis pembatas kop surat.

8.   Untuk membuat garis pembatas kop surat, pilih tab menu Home, lalu pilih tombol toolbar border.

9.   Dari pilihan popup menu untuk membuat border yang ada, pilih item “Border and shading..” yang ada pada paling bawah

10.  Pada Dialog Border and Shading tersebut pada Setting pilih Custom, kemudian pilih bentuk garis tebal dan tipis, lalu tambahkan pada bagian atas paragraf. Bila anda ingin garis pembatas kop surat berwarna selain hitam, misalkan merah atau biru, silahkan anda ganti saja warnanya.

11.  Bila pilihan sudah benar, klik tombol OK.

12.  Kop surat anda hampir siap. Jika border belum rata kiri, anda tinggal menarik margin kiri pada baris terakhir ke arah kiri.

13.  Setelah Margin Kiri sudah digeser ke arah kiri, Kop surat sudah siap digunakan. Klik dua kali pada area dokumen untuk menutup Header View, atau anda dapat langsung klik tab menu Header and footer tools, lalu Design lalu pilih Close Header and Footer.

14.  Dokumen anda sudah memiliki Kop surat sudah siap anda gunakan. Jangan khawatir dengan tampilan abu-abu, hal tersebut menunjukkan bahwa Kop surat kita berada di area header dokumen.

B.  Membuat label

1.    Klik ribbon Mailings kemudian klik Labels,pada jendela Envelopes and Labels klik Option.

2.    Akan keluar jendela Label Option dan kemudian klik New Label.

3.    Pada jendela Label Details,silakan isi setiap kolom sesuai ukuran label sesungguhnya.

Adapun penjelasan dari setiap kolom tersebut adalah sebagai berikut:

a)    Label name: silakan isi dengan nama label baru yang akan dibuat,missal “Label 103”

b)   Top margin: jarak margin atas,antara pinggir atas kertas hingga pinggir label ke satu bagian atas

c)    Side margin: jarak margin samping, antara pinggir samping kertas hingga pinggir label ke satu bagian samping

d)   Vertical pitch: tinggi label ditambah jarak vertikal dengan label ke tiga

e)    Horizontal pitch: lebar label ditambah jarak horizontal dengan label kedua

f)     Label height: isi dengan tinggi label

g)    Label width: isi dengan lebar label

h)   Number across: jumlah kolom

i)     Number down: jumlah baris

j)     Page size: silakan pilih Custom

k)   Page width: lebar kertas label secara keseluruhan

l)     Page height: tinggi kertas label secara keseluruhan

4.    Setelah semua kolom diisi sesuai dengan ukuran label sesungguhnya silakan klik OK.

5.     

6.    Masih dalam jendela Envelopes and Labels,perhatikan label yang aktif adalah label yang sebelumnya kita buat kemudian klik New Document.

7.    Selesai!,secara otomatis akan terbuka dokumen dengan format sesuai dengan template label yang telah dibuat

C.  Membuat mail merge

1.   Buka dokumen Word yang ada, atau buat yang baru.

2.    Dari tab Mailings, klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard dari menu drop-down.

3                 3.      Dari jendela Mail Merge di sisi kanan jendela Word, pilih jenis dokumen yang               ingin Anda buat. Dalam contoh kita, kita akan pilih Letters. Kemudian klik                     Next: Starting document untuk bergerak ke step selanjutnya.

4.    Pilih Use the current document, kemudian klik Next: Select recipients untuk beralih ke step selanjutnya.

5.    Pilih Use an existing list, kemudian klik Browse untuk memilih file.

6.   Cari file Anda, kemudian klik Open.

7.   Jika list alamat ada di dalam buku kerja Excel, pilih worksheet yang berisi daftar itu, lalu klik OK.

8.   Dalam kotak dialog Mail Merge Recipients, Anda dapat mencentang atau hapus centang setiap kotak untuk mengontrol penerima yang akan digabungkan. Secara default, semua penerima harus dipilih. Setelah selesai, klik Close.

9.   Klik Next: Write your letter untuk beralih ke step selanjutnya.

Jika Anda tidak memiliki list alamat yang ada, Anda dapat mengklik tombol Type a new list dan klik Create, kemudian ketik daftar alamat Anda secara manual.

10. Tempatkan titik penyisipan dalam dokumen di mana Anda ingin informasinya muncul.

11. Pilih salah satu opsi placeholder. Dalam contoh kita, kita akan pilih Address block.

12. Tergantung pada pilihan Anda, sebuah kotak dialog akan muncul dengan berbagai pilihan sesuai selera. Pilih opsi yang diinginkan, lalu klik OK.

13. Sebuah placeholder akan muncul dalam dokumen Anda.

14. Tambahkan placeholder lain yang Anda inginkan. Dalam contoh kita, kita akan menambahkan sebuah placeholder Greeting line tepat di atas tubuh surat.

15. Setelah selesai, klik Next: Preview your letters untuk beralih ke step selanjutnya.

16. Preview suratnya untuk memastikan informasi dari daftar penerima muncul dengan benar dalam surat itu. Anda dapat menggunakan panah gulir kiri dan kanan untuk melihat setiap versi dokumen.

17. Jika semuanya sudah benar, klik Next: Complete the merge untuk beralih   ke step selanjutnya.

18. Klik Print untuk mencetak surat.

19. Sebuah kotak dialog akan muncul. Putuskan apakah Anda ingin mencetak semua surat-surat, Current document (record), atau kelompok terpilih, kemudian klik OK. Dalam contoh kita, kita akan mencetak semua surat.

20. Kotak dialog Print akan muncul. Ubah setelan cetak jika diperlukan, lalu klik OK. Surat-surat akan dicetak.