Manajemen file

Pengertian manajemen file

Manajemen file merupakan sebuah metode dan struktur data yang digunakan oleh sistem operasi pada komputer untuk mengatur dan mengorganisir file yang ada pada disk atau partisi disk.

Sedangkan file system adalah partisi atau disk yang digunakan untuk menyimpan berbagai file di dalam komputer dengan cara tertentu.

Pengertian manajemen file secara umum dapat juga diartikan sebagai kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan, penempatan, pengumpulan, pemeliharaan, distribusi surat-menyurat, perhitungan, catatan, penggrafikkan, klasifikasi, dan sejenisnya untuk kemudahan dalam berorganisasi atau berbisnis.

Manajemen file ini sangat penting bagi perusahaan karena sewaktu-waktu pasti dibutuhkan. Hal ini juga untuk memudahkan yang bersangkutan untuk menggunakannya.

Manfaat Manajemen File

Manfaat manajemen file dalam kehidupan sehari-hari adalah diantaranya, dapat mengurangi resiko kehilangan file atau data yang contohnya terhapusnya file yang tidak disengaja, file tersimpan yang letaknya dimana saja dan tidak teratur serta dapat memudahkan kita dalam mencari file tersebut, lalu dapat menghemat kapasitas penyimpanan dengan melakukan penghapusan file atau data yang sudah tidak dipakai. Agar mendapatkan manfaat dari memanajemen file, maka kita harus dapat melakukan manajemen file dengan baik dan benar.

Fungsi manajemen file 

Dari penjelasan pengertian manajemen file, kita juga akan mengetahui beberapa Fungsi Manajemen File. Diantaranya adalah sebagai berikut:

·      Memudahkan cara kerja atau mekanisme pemakaian file secara bersama

·       Kemudahan dalam membuat, mengedit, dan menghapus file

·  Kemudahan dalam melakukan Backup dan recovery untuk antisipasi kehilangan file akibat kecelakaan atau upaya orang lain untuk merusak/ menghancurkan file

·  User dapat mengacu file dengan simbolik (symbolic name) tidak menggunakan penamaan yang mengacu pada perangkat fisik

·   Data dapat disimpan dengan aman dan rahasia pada lingkungan yang sensitif

· Tampilan antar muka yang user-friendly pada sistem file akan memudahkan penggunaannya

Sasaran sistem file 

• Untuk memenuhi kebutuhan dari manajemen data bagi pemakai atau user.
• Untuk menjamin data yang terdapat pada file adalah valid.
• Untuk optimasi kinerja.
• Untuk menyediakan dukungan masukan (input) dan keluaran (output) bagi beragam tipe perangkat penyimpanan.
• Untuk meminimalkan atau mengeliminasi potensi kehilangan data.
• Untuk menyediakan sekumpulan rutin interface masukan (input) dan keluaran (output).
• Dan untuk menyediakan dukungan masukan (input) dan keluaran (output) bagi banyak pemakai (user) di sistem multiuser.

Arsitektur manajemen file

Biasanya arsitektur manajemen file terdiri dari beberapa bagian, diantaranya adalah:

1. Sistem Akses

Ini adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan cara sebuah data yang disimpan pada file dapat diakses.

2. Manajemen File

Ini adalah segala hal yang berkaitan dengan penyediaan mekanisme operasi pada file. Misalnya; penyimpanan, pengacuan, pemakaian bersama, dan pengamanan.

3. Manajemen Ruang Penyimpanan

Ini berkaitan dengan alokasi ruang untuk penyimpanan file tersebut pada perangkat penyimpanan.

4. Mekanisme Integritas File

Ini berkaitan dengan jaminan informasi pada file yang tidak terkorupsi (corrupt file).

Tipe File Pada Sistem Operasi

Secara umum ada tiga tipe file yang terdapat pada sistem operasi, diantaranya adalah:

1. Regular File

File reguler terdiri dari file teks dan biner. File teks ini berisi barisan teks dalam format txt. Sedangkan file biner berisi ekseskusi (exe) dan juga biner dari berbagai program aplikasi dalam komputer.

File biner berbentuk exe hanya diketahui oleh sistem operasi. Sedangkan biner hasil program aplikasi hanya diketahui oleh program aplikasi yang menggunakan file tersebut.

2. Directory File

File direktori adalah file yang dimiliki oleh Operation System sebuah komputer. File ini berisi semua informasi terkait daftar file yang berada di dalam folder atau direktori.

3. Special File

File spesial adalah nama logik perangkat masukan (input) atau keluaran (output) yang dianggap sebagai file.

Data Pada Manajemen File Sebuah Perusahaan

Dalam manajemen file, ada beberapa hal yang secara mutlak wajib ditata secara rapi, antara lain:

·         Surat penerimaan barang

·         Surat pembayaran barang

·         Berkas surat hutang

·         Surat penjualan barang

·         Surat asuransi

·         Berkars surat pengiriman barang

·         Surat perjanjian, dan lain sebagainya

Meskipun demikian, filing menjadi pekerjaan yang menjemukan dan ribet karena kita diharuskan berhubungan dengan berbagai macam surat-menyurat dan mengelompokkannya secara hati-hati supaya nanti mudah dicari. Beberapa pemilik bisnis memilih untuk berkonsentrasi pada hal-hal krusial, misalnya:

·           Memastikan organisasinya menggunakan teknologi digital dengan baik.

·  Untuk memastikan perusahaannya berhenti ketergantungan pada dokumen fisik berupa kertas, karena hal ini memakan tempat, ribet dan butuh waktu dalam menata dan mencarinya.

·       Memastikan pengelolaan menejemen file ini tertata rapi sehingga waktu tidak dihabiskan pada tugas-tugas operasional saja.

Cara Manajemen File yang Efektif

Dampak bila tidak ada manajemen file adalah tidak adanya keteraturan pada file yang disimpan. Menurut beberapa situs bisnis besar, ada beberapa cara untuk meningkatkan efektifitas filing manajemen, misalnya:

1. Membangun Sistem “Document Filing” dan Juga Penamaannya

Kalau anggota Anda selalu convert file secara manual, baiknya mulai menejemen file dengan pemberian format nama penyimpanan. Anda harus memastikan mereka tahu dimana menyimpan file yang benar.

Sebaiknya pisahkan jenis-jenis surat mulai dari invoice dan file penting lainnya. Pastikan format penyimpanan dokumen ini juga memberikan deskripsi yang cukup supaya tidak pelru membuka satu-satu.

2. Mulai Pikirkan Soal Konversi File Sekaligus

Dengan bertumbuhnya sebuah bisnis, tentu saja Anda akan membutuhkan teknik konversi file yang tepat. Jumlah file yang sangat besar tidak memungkinkan untuk di simpan dalam sebuah lokasi. Anda bisa menggunakan berbagai batch documen conversiona products yang tersedia.

3. Berhenti Menggunakan Converter Gratisan

File converter gratisan biasanya ditujukan untuk kebutuhan personal dan pastinya fiturnya terbatas. Kalau Anda menggunakannya untuk skala besar, tentu saja akan ada banyak masalah yang muncul,seperti:

·   Security – ketika menggunakan fitur gratisan, Anda tidak tahu benar proses konversi benar-benar aman atau tidak.

·  Keterbatasan – Tidak semua tool gratis yang tersedia 100% gratis. Beberapa fitur mengharuskan Anda mengeluarkan uang. Atau kalau pun gratis, akan ada watermark di dokumen Anda.

·        Permasalahan setting dan terbatasnya opsi menu

4. Menguasai Windows Explorer

Umumnya perusahaan menggunakan Windows, nah disini letak permasalahannya. Banyak orang yang kurang menguasai navigasinya.

5. Simpan Data di Lokasi yang Sama

Sisakan satu lokasi penting khusus untuk penyimpanan file. Pengertian manajemen file adalah mengklasifikasikan dan penempatan file dengan benar. Nah, buatlah folder spesifik yang memudahkan Anda untuk menemukan file yang diinginkan. Jangan pernah mencampurnya.

6. Menggunakan Shortcuts

Manfaatkan fitur Shortcuts untuk mengakses folder yang paling sering dikunjungi. Ketimbang harus masuk ke folder dalam folder, ini tentu sangat pusing. Hal ini juga bisa mengurangi resiko duplikasi penyimpanan file.

7. Shared Document

Shared document sejenis Dropbox, Google Drive, One drive dan sejenisnya akan memudahkan siapapun untuk menyimpan dan meng-update file dimana pun dan kapan pun tanpa harus repot ke kantor.